只有把数据处理好

才能为数据分析打好基础

数据处理有很多技巧

今天就给大家做一个介绍

一 数据的输入

数据验证是准确输入数据的有效利器，如何制作下拉菜单，保证数据输入的规范性是处理数据的基础。如下图所示：把B列的性别设置成下拉菜单，可以直接选择男或女。

本文在设置过程中添加序列的来源时，直接输入了下拉菜单的内容，其实也可以在某个区域输入男女，然后在添加来源时选择这个区域。如下所示：

这就是一级下拉菜单，工作中非常实用，接下来我们给大家介绍如何制作二级下拉菜单，只要学会二级下拉菜单，那多级下拉菜单就不学自会了！

让我们通过下面的案例来进行学习，以三个省（直辖市）和相应的地区作为背景信息，我们的设置是在E2：E5区域设置一级下拉菜单省（直辖市），在F2：F5区域设置二级下拉菜单，显示相对应的区域。

首先，要定义名称：选中区域A2:A5,在左上角的名称框中输入：北京。以此类推，选中区域B2:B5,在左上角的名称框中输入：辽宁；选中区域C2:C5,在左上角的名称框中输入：山东。如下图所示：

然后，在E2：E5区域设置一级下拉菜单。

最后，设置二级下拉菜单，选中F2单元，序列来源处输入间接引用函数=indirect(E2)，F3：F5区域同理设置。

效果就显示出来了，省（直辖市）下方的E2单元格出现了一级下拉菜单，当E2单元格选中其中一个时，F2单元格就出现了相对应的二级下拉菜单。下拉菜单固然可以限制输入内容，但也有缺陷，就是将其他区域的内容复制黏贴到下拉菜单区域，excel是不会提示的。

二 数据分组

我们经常用隐藏和取消隐藏的功能，创建组一样可以完成隐藏和取消隐藏的功能，而且看起来非常高大上。以下图的案例为背景：

首先，选择A到D列，然后点击“数据—创建组—确定”；然后，选择F到I列，然后点击“数据—创建组—确定”。具体效果如下图：

点击编辑栏下方的减号，即可达到隐藏各列的效果，如下图所示：

点击编辑栏下方的加号，即可取消隐藏各列，如果想取消创建的组，可以点击“数据—取消组合—（选择行或列）—确定”即可。

三 数据分列

如果菜鸟就是给了你一张乱七八糟的表，你又怎么办呢？动用各种函数？天啊，简直不忍直视。我想你如果学会“分列”这个功能，一定会让你轻松不少，接下来我们就一起学习一下excel中“分列”的那些功能吧！

1.根据分隔符拆分单元格

这是excel常用的分列方法，可以根据分隔符来拆分单元格。如下图所示：根据空格将单元格中的姓名和手机号从一列中分成两列。

2.根据关键字进行拆分

除了分隔符，汉字也是一样的道理。如下图所示：将A列中的地区，根据“省”这个汉字拆分成两列。

3.按固定长度拆分

如下图所示：按固定宽度分列，在身份证号中直接截取出生日期，就这样简单完成了，再也不需要什么mid()公式了。

4.将数字转换成日期

如上面的案例，最后生成的19870317绝不是什么日期，而是数字。通常我们把这种数字转换成日期，可以用公式或者自定义格式。分列功能完全也可以简单粗暴的解决。

5.数字变文本

有时候数据导入数据库时，只能是文本格式，除了设置单元格格式分列功能也能实现这个技巧。

6.英式日期转换成中式日期

同理，日期也是可以选择相应的格式。

分列的教程介绍到这里就可以结束了，以后遇到类似的问题不一定非要用什么公式哦。

四 数据窗口冻结

处理较多数据时，如果能把行标题或列标题进行冻结，那观察数据就会方便很多。首先，大家要知道冻结窗口这个功能的按钮位置：“视图—冻结窗口”，下面有三个子按钮：冻结拆分窗格、冻结首行、冻结首列。如下图所示：

很多时候我们向下或向右翻阅excel文档，需要保留前面的数据进行参照，这样我们就需要冻结，点击“冻结首行”，第一行就被冻结了，向下翻阅文档时，第一行保持不动。当我们点击“冻结首列”，第一列就被冻结了，向右翻阅文档时，第一列保持不动。

当我们想冻结前n行的时候，我们选中整个n+1行，再点击“冻结拆分窗格”即可；同理，我们想冻结前n列，就选中整个n+1列，再点击“冻结拆分窗格”即可。

当我们想同时冻结前m行，前n列的时候，我们选中第m+1行，第n+1列的单元格，然后点击“冻结拆分窗格”即可。

五 高级筛选

如下图所示：我们想筛选出姓名中姓李和张的人的成绩，具体做法如下:

首先，在A9：A11区域输入下图数据：

然后，点击数据—排序和筛选—高级按钮，如下图所示;

最后，在上图的列表区域选择表格A1：C6区域，条件区域选择A9：A11区域，点击确定，即完成了筛选，效果如下图：

如果我们想筛选成绩大于90或小于60的人员，我们可以在A9：A11区域输入下图数据：

操作同理：

点击确定后，效果如下所示：