第一章 电算会计概述
会计这一古老而又年轻的学科，随着人类科学的不断进步，也得到了进一步的发展。自从本世纪四十年代世界上第一台电子计算机诞生至今计算机科学已渗透到自然科学和社会科学的各个领域。由于当代电子计算机技术的飞速发展，计算机的应用已从科学计算、过程控制等方面逐步扩展到到信息处理的各个领域；尤其是微型计算机系统应用于管理领域，使传统的手工数据处理系统转变为电算化数据处理系统，其中最明显的是电子计算机应用于会计领域，使得会计学科在实务上和理论上发生了质的飞跃，传统会计受到严峻的挑战，会计学科出现了一个新的分支——电子计算机会计，简称电算会计。
第一节 电算会计的基本概念及特征
一、电算会计的基本概念
电算会计作为会计学科的一个分支，它与传统会计既有联系又有区别。为了便于掌握电算会计的实质性内容，应首先对传统会计进行简要的阐述。
（一）传统会计
传统会计指以手工操作为主的会计，它是一个人工系统。我们可以从以下几方面来进行描述：
1、运算工具
传统会计使用的运算工具是算盘、手摇计算机、计算器等，其运算特点是：每运算一次，都需重复进行。
2、信息载体
传统会计的所有信息都以纸介质为记录载体。
3、簿记规则
传统会计规定序时日记帐和总分类帐应采用订本式帐册，明细分类帐可采用活页式帐册；帐簿中所记录的错误要用红字法或划线法更正；帐页中的空行、空页要用红线划销。
4、帐务处理程序
帐务处理程序指从填制会计凭证、登记帐簿到编制会计报表的簿记工作程序，也称记帐程序或核算程序。由于各单位的业务性质、管理方式、规模大小以及经济业务数量各不相同，就产生了适应各单位特点的帐务处理程序。它们主要包括记帐凭证帐务处理程序、科目汇总表帐务处理程序、汇总记帐凭证帐务处理程序和多栏日记帐帐务处理程序等四种。
5、会计工作组织体制
传统会计的工作组织体制以会计工作的不同性质作为设定会计核算工作岗位的主要依据，并以此组织会计核算。由此，手工核算系统可以划分为：资金组、工资组、材料组、成本组、固定资产组和综合组等专业核算小组。组与组之间通过凭证的传递和交换建立联系，并相互稽核相互牵制，使会计工作正常进行。
6、内部控制方式
传统会计的内部控制，对会计凭证的正确性一般从摘要、内容、数量、单价、金额、会计分录等项目来核对；对会计帐目的正确性一般从日记帐、明细分类帐以及总分类帐的相互核对来验证。此外，还通过帐证相符、帐帐相符和帐表相符等内部控制方式来保证会计信息的正确、完整、真实和可靠，堵塞漏洞。
长期以来，我国的会计数据处理技术一直处于比较落后的状态，广大会计人员主要精力限于记帐、算帐和报帐的工作。这种以手工作业主为的核算方式，已无法适应现代市场经济发展的需要，因此，迫切需要实现会计工作的电算化，以电子计算机为处理工具的电算会计应运而生。
（二）电算会计
1、电算会计的概念
目前，我国正处于社会主义市场经济的初级阶段，市场经济体制的确定，将企业推上了市场，企业是市场的法人主体，有独立的地位和责权利，企业自主决策，自主经营，自负盈亏。企业为了在市场中取得自己的位置，必须对经营中的重大问题进行正确的决策，实现其财务目标。而正确的企业决策则依赖于准确、及时、可靠的管理信息，其中，作为企业管理信息重要组成部分的会计信息，在企业各项决策中起着极其重要的作用。而会计信息则需要将企业中大量的原始数据通过一定的程序和方法加工处理取得，这些信息一方面为企业管理当局决策提供依据，另一方面还应满足国家宏观调控的需要。以上两方面对企业的会计工作提出了更高的要求，需要扩展传统会计的职能，提高会计管理水平。
随着市场经济的发展和对经济管理要求的提高，会计所包含的内容和运用的手段，经过长期的实践和总结，从简单到复杂，从低级到高级，从不完善到完善，不断地发展变化。实践证明，社会生产规模愈扩大，生产过程愈社会化，利用会计来核算和控制社会生产过程也愈重要。正如马克思所指出的那样：“过程越是按社会的规模进行，越是推动纯粹个人性质，作为对过程的控制和观念总结的簿记就越是必要”。现阶段，传统会计正处于一个转轨变型的时期，电算会计即是这种发展要求的产物。因为，电算会计以当今科技前沿的电子计算机技术作为其数据处理的手段，其运算速度、存储容量、传输速度以及处理的可靠性等方面，是传统会计所无法比拟的，所以，只有电算会计才能真正完成现代会计的使命。
综上所述，我们将电算会计的概念总结为：电算会计是会计技术与电子计算机技术相结合的会计，它以基本会计理论和实务为基础，以电子计算机为处理工具，对会计数据进行采集、处理并快速输出所需会计信息，以满足企业决策和国家宏观调控的需要。
2、电算会计的本质
电算会计的出现，对会计领域产生巨大的影响，并显示了强大的生命力。概括起来，电算会计的本质就是：充分利用电子计算机的各项功能，来完成会计数据处理、会计管理等各项工作，从而实现会计工作的现代化。
在这里，需要说明一点，电算会计的产生，不仅仅是个技术手段变革的问题，电子计算机的运用，它与算盘、计算器等计算工具的作用是不能同日而语的。它的产生，不仅促使会计事务的变革，而且促使会计理论的突破，是会计科学发展的必然结果。
3、电算会计的三个层次
电算会计是会计科学发展的高级阶段，从其发展目标来看，存在初级、中级和高级三个层次。
（1）初级层次
这是电算会计的低级阶段。本阶段的目标主要是提供比较完整、细致、及时、可靠的会计信息。这些目标是通过切实做好会计基础工作，建立电算会计核算系统完成的。
（2）中级层次
这是电算会计的中级阶段。本阶段的目标是开展事前预测分析，以及事中控制和事后调查分析。这些目标是在初级层次的基础上，通过建立电算会计管理系统来完成的。
（3）高级层次
这是电算会计的高级阶段。本阶段的目标是开展决策分析，为决策提供可行性最佳方案。会计决策目标的实现是通过建立电算会计决策支持系统来完成，这也是会计管理的最终目标。
以上电算会计目标的实现，需要会计学科本身发展以外，还有赖于系统工程学、软件工程学、信息系统论等多种学科的融合、渗透，有赖于计量经济方法在会计中的广泛应用。
4、电算会计的研究对象
所谓电算会计的研究对象，就是研究如何通过电子计算机获取会计信息的全过程。一般可从以下三方面来理解：
（1）企业内部与外部对会计信息的需求
一个企业要推行电算会计，应开发或购买一个能适应本企业需要的电算会计软件，并建立起企业的电算会计信息系统。在这样一个过程中，应研究企业内部与外部对会计信息的需求，满足有关方面对信息的需求，以实现系统目标。
（2）会计信息流程与信息量
所谓会计信息流程，指会计工作及其作业过程的信息流动过程，它是以业务操作为时序，把有联系和变化的会计信息一一表示出来。会计信息量主要包括对信息需求的种类、内容、格式、时间性和字节数等。它们都需要对会计信息的定量与定性调查来获得，其结果通常采用业务流程图和信息调查表来表示。会计信息流程及其信息决定了信息系统的结构和计算机的作业方式。
（3）电算会计信息系统的结构和电子计算机的作业方式
电算会计信息系统的结构是研究本系统由哪些子系统构成，子系统又由哪些模块组成，各模块又有哪些功能；电子计算机的作业方式是指如何用计算机来实现系统所有功能的具体方法。
5、电算会计的基础工作
推行电算会计，必需以坚实的基础工作为前景，保证输入计算机处理的会计资料及时、准确、完整、合法和规范。电算会计除了遵循会计核算的基本前提和一般原则外，还应做好以下五个方面的基础工作：
（1）理顺会计岗位责任制
一是要建立电算会计岗位标准。国家财政部在（84）财会字第16号文件关于印发《会计人员岗位责任制》的通知中，对会计人员岗位责任制作了明确的规定，但在电子计算机条件下，应根据电算会计的特点和实际需要，建立起电算会计的岗位标准。
（2）建立会计科目编码制度
会计科目是经济业务内容的分类，而实行会计科目编码，则是推行电算会计的手段之一，因此，必须切实做好会计科目的编码工作，建立起会计科目编码制度，以保证会计科目编码的统一、完整、科学、规范。
（3）修订完善各项定额
定额数据是电算会计进行核算、分析、计划、预测和决策的依据，是评价经济效益的标准。与开展电算会计有关联的各项定额主要包括原材料、工时、能源、修理用备件等消耗定额及各项费用定额等。
（4）完善企业内部价格体系
企业内部价格是电算会计进行核算的必要条件之一，也是电算会计与责任会计有机结合的基础。在制定企业内部价格时，要结合责任单位的成本水平，确定物资供应、劳务供应等内部价格的合理性。这样既便于成本核算及费用分摊，也利于在电算条件下推行责任会计。
（5）创造良好的会计信息环境
良好的会计信息环境是电算会计信息系统运行的保证。会计信息环境按空间划分为会计信息内部环境与会计信息外部环境；按时间划分，包括会计历史信息、目前信息和未来信息；按内容划分，包括会计数据采集的规范性、会计数据处理的阶段性件和会计信息综合、存储、输出的系统性。在电算会计信息系统运行中要把握好上述的层次及环节，力争创造一个良好的会计信息环境，以保证电算会计信息系统在有序的条件下运行。
6、推行电算会计的意义
改变传统会计的工作方式，推行电算会计，是会计科学发展的必然趋势，对促进传统会计的“转轨变型”具有现实意义。
（1）减轻劳动强度，提高工作效率
长期以来，广大财会人员的主要业务限于记帐、算帐、报帐，会计管理工作十分薄弱。实现会计电算化以后，会计的日常核算工作主要由电子计算机完成，财会人员可以从繁杂的事务处理中解脱出来，既减轻了劳动强度，又提高了工作效率，并促使财会人员转向经济分析，参与经济预测与决策。
（2）提高会计核算质量，减少误差
传统会计工作中手工抄写、计算时常会发生误差。实现会计电算化以后，只有认真抓好输入与审核工作，及时进行纠错，就能保证计算结果无误，而且输出报表美观、清晰。
（3）及时、准确、完整地提供会计信息
现代化生产要求经营管理必须现代化。管理经济的关键，在于及时、准确地进行决策，而决策是否可靠，在很大程度上取决于信息质量和数量的水平。实现会计电算化后，大量的会计数据资源得到及时记录、处理、分析，并通过网络系统迅速传递，提高了会计信息的及时性、系统性、全面性和共享性，给企业内部和外部提供及时、准确、完整的会计信息。
（4）促进会计工作的规范化，提高财会人员的素质
在传统会计核算工作中，普遍存在着计量不准、数据不实、收支虚假等问题，实现电算化以后，这种现象将会得到改变。首先，会计基础工作要求规范化，输入数据要求规范化；其次，处理过程减少了人为的调节因素，使之得到有效控制；在电算条件下，财会人员应掌握计算机知识，并加强专业知识的学习，更新知识结构，提高财会人员的素质。
（5）促进会计理论和会计数据处理技术的发展
会计学科与电子计算机技术、系统工程学、信息工程学等学科的结合，必然会带来会计对象、内容、方法等会计理论和会计数据处理技术的发展。电算会计理论的建立，是会计学科向更高层次发展的标志。
（三）电算会计学
电算会计学是对会计应用电子计算机的理论、方法及技术的研究，是认识和掌握会计在电子计算机环境下运行规律的科学，是会计学新产生的重要分支。由于历史的原因，人们习惯把它称为“会计电算化”。
（四）电算会计信息系统
1、会计信息系统（Accounting Information System 简称AIS）
会计信息系统是一个以人工组织处理会计业务、采集、加工、存储、传递会计数据和信息，为预测经济前景、经营决策、控制生产经营过程提供依据的信息系统，会计信息系统是企业管理信息系统一个非常重要的子系统。
2、电算会计信息系统（Computer Based Accounting Information System 简称CBAIS）
电算会计信息系统是一个以电子计算机作为会计业务处理工具的会计管理信息系统，它是一个人机系统。
二、电算会计的特征
如上所述，电算会计是会计学的一个重要分支，因此，它除了具有会计学科的基本特征外，还具有下面的特征。
（一）原始数据采集的标准化、规范化
为适应电子计算机进行会计数据处理的需要，必需对输入阶段的原始数据实行标准化、规范化，要改变以往会计凭证五花八门的状况，采取统一科目编码和统一数据采集格式，建立统一的数据输入系统，并加强数据输入的校验，保证数据的可靠性。
（二）数据处理方式集中化和自动化
数据处理集中化是指在实现电算方案以后，原来各个核算组的核算工作都统一由电子计算机处理。尤其是建立起会计电算网络系统之后，会计数据与信息的输入，处理与输出都可集中在各工作站分别进行。而自动化指的是在数据处理过程中，人工干预明显减少，系统由程序统一调度与管理。
（三）帐务处理程序统一化
帐务处理程序是指凭证的整理、传递、帐簿的登记和报表编制的方法和程序。在传统会计中，必须针对企业的生产规模、经营方式和管理方式形成的特征，而采取与之相适应的会计核算方式。而在电算会计信息系统中，由于数据处理的精度高、速度快，就可以采用一种统一的核算方式。而在电算会计信息系统中，由于数据处理的精度高、速度快，就可以采用一种统一的核算方式。而且，由于电子计算机处理数据的差错率很小，故没有必要象传统会计那样，在帐务处理过程中，进行帐帐、帐证等的核对，并且允许根据明细分类帐登记总分类帐。因此，从凭证数据的输入到帐表的输出，都可以由计算机独立进行，使帐务处理程序统一化。
（四）内部控制制度严格化
电算会计系统在数据处理方式和数据处理流程上都发生的变化，必将对会计控制与管理制度产生重要影响。内部控制的重点从传统财会部门转向计算机数据处理部门；内部控制的方式，由单一的人工控制转为人工与电子计算机的综合控制，同时，控制的要求更为严格，控制的内容更为广泛。
（五）会计档案管理现代化
传统会计档案包括原始凭证、记帐凭证、各种帐簿及报表等方面的内容。企业中，每个会计期间的会计档案都要按一定的要求装订成册，存放在库房里。这耗费了大量的时间与空间，并且查找困难，易于毁坏。电算会计的档案，除了有关的原始凭证外，其他数据资料都可存放在计算机存储介质中，不仅节省时间、空间，而且便于查询、检索，安全性与可靠性也高。
（六）对人员素质的要求提高
在会计电算系统中，人员也是一个关键因素。财会人员不仅要精通财务会计知识，而且必须具有电子计算机方面的知识，具备利用计算机进行核算处理的能力，并掌握一般性故障排除和纠正错误的方法，对主管人员来说，还应具备参与系统分析与设计的能力。
第二节 电算会计的产生与发展
一、电算会计的产生
会计作为经济管理的重要手段，从其产生之日起，一直受到人们的重视。随着社会经济的不断发展，会计理论与实务也不断得到发展并日趋完善，逐渐形成一套完整的学科体系，在经济管理中发挥着越来越重要的作用。与此同时，随着经济管理对会计数据处理要求的提高和科学技术的飞速发展，会计数据处理技术也在不断进步。会计数据处理技术的发展变化，主要经历下面几个阶段：
（一）手工操作阶段。在史书上，很早就有关于帐簿与记帐方法的记载。我国古代使用的帐册当时称为“计籍”或“会计录”，设专人登记，并以算盘为主要计算工具，完全靠手工操作，即使在西方，情况也大致如此，以手工或电动机械计算机为计算工具。
（二）机械化处理阶段。到19世纪末20世纪初，由于科学管理理论与实践的发展，会计在经济管理中的作用进一步受到重视，会计成为反映和监督生产经营活动，加强内部控制的重要手段。在会计工作中采用了多种新的核算和管理方法，从而使会计处理的工作量不断增加，而且要求计算精确，信息可靠及时。为适应这些新的特点，会计工作中就出现了穿孔卡片计算机系统。整个系统由穿孔机、验孔机、分类机、卡片整理机、计算机和制表机等组成，把原来的手工作业全部用机械化的机器代替，并把分散、间断的各操作环节集中起来，组成一条机械化的数据处理流水线，只要把原始数据在卡片上穿孔输入，顺序经过几个部分的机械化处理，最后就能打印出会计报表来。这样，就大大提高了数据处理速度和准确性，并节省了人力和费用，这是会计数据处理技术的一大进步。
（三）自动化处理阶段。二次世界大战后，资本主义得到蓬勃发展，同时，会计为适应工业化发展的要求，也出现了新的特点。首先会计的具体任务和工作重点发生了三个明显的转变：一是由原来主要对外编报报表、报告财务状况，转向对内加强管理；二是由原来事后核算，转向既提供信息又运用信息来干预生产，推动经营并参与决策。其次，适应会计工作任务和工作重点的转变，会计方法也有了新的发展，增加了新的内容。如：在成本核算中出现了标准成本、变动成本、弹性预算等；在会计分析中采用量、本、利方法；同时，为满足计划、分析、预测、决策的需要，还广泛运用了数学、运筹学、数理统计等方法。第三，会计工作的组织形式也出现较大变化。为适应现代管理的需要，建立起全面综合的管理体制，以配合全面经济核算的推进。这一阶段对数据处理提出了更高的要求，传统的会计处理技术面临着新的挑战。就在这时，出现了电子计算机这种新型的计算工具，但当时没有立即用于会计数据处理，直到二十世纪五十年代，美国通用电器公司第一次在电子计算机上计算工资，使得会计数据处理技术进入电子计算机处理时代，随之，“手工簿记”就被电算会计系统所代替，从此，会计学又出现了一个新的分支——电算会计。
二、电算会计的发展阶段
电算会计是随着数据处理技术及会计学本身的发展而发展起来的。近三十年来，随着电子计算机不断的更新换代，电子计算机在会计中的应用范围也在扩大，应用水平也不断提高。
（一）国外电算会计的发展情况
在国外，电子计算机应用于会计数据处理，大致经历了三个阶段。它们是：
1、会计单项业务处理阶段（1954年—1965年）
其主要特点是：采用电子计算机只是模仿手工会计数据处理，作简单的“帐簿搬家”，且多用于处理那些数据量大，计算简单而重复次数多的会计核算业务（如：工资计算，材料日常收发核算等），一项具体业务对应于一个应用程序，主要采用单机用户。这一阶段，人们主要考虑提高工作效率和节省费用，会计数据处理的性质仍无大的变化。
2、会计业务综合处理阶段（1965年—1970年）
其主要特点是：通过计算机系统对各类会计数据进行综合加工处理，并用来控制某些会计核算子系统，具有一定的反馈功能，为内部控制、分析、预测和决策提供更为详尽、及时的会计信息。整个数据处理基本上实现自动化。这个阶段，电子计算机不仅代替了手工记帐，而且开始以“管理工具”的身份出现在会计管理活动中。其作业处理方式不仅采用成批处理，而且使用了实时处理，进一步推动了会计数据处理向实时性、集中化发展。
3、电算会计系统处理阶段（1970年至今）
其主要特点是：在会计中普遍采用电算方式，逐步建立起电算会计信息系统。这一阶段，由于计算机软硬件、网络与通信技术的发展，推动会计数据处理向网络的集中化、分布化发展，实现了“数据共享”，避免重复劳动，提高了会计数据的处理效率。
据国家财政部1992年7月组织对美国、香港等地计算机在会计工作中的应用情况的考察表明，在美国和香港，可以说没有电子计算机的参与，会计工作乃至整个管理工作就无法正常进行。在美国和香港的企业经营管理活动中，电算会计已经把企业管理现代化全面带动起来，许多企业在设计管理信息系统时，把电算会计信息系统作为最重要的部分与其他部分一道设计。
（二）我国电算会计的发展状况
在我国，第一台电子计算机诞生于1957年，计算机应用于会计领域比较迟缓。
1、缓慢发展阶段（1883年以前）
1979年，长春第一汽车制造厂被选定为我国会计电算化的首家试点单位，从此拉开我国电子计算机应用于会计领域的序幕。当时，我国的计算机系统主要靠进口，价格昂贵，同时，计算机还被视为是神秘的东西，对财会人员来说更是如此，计算机在财会领域的应用还未引起普遍重视，不少人将“会计”看作只不过是发放工资的简单工作。当时，计算机主要应用于科技领域，在财会领域的应用限于少数几家试点单位。
2、自发发展阶段（1983—1987年）
1983年以后，全国欣起一个计算机应用热潮，微机及其技术在国民经济各部门逐步得到应用，其中，计算机在会计领域的应用也得到较大程度发展。这个阶段的特点是：（1）采用软件工程方法开展电算会计工作和开发软件的很少，多是各自为政，自行组织开发会计软件，低水平、重复开发现象严重；会计软件的通用性、适应性差，盲目上马，浪费严重；（2）在宏观上，缺乏统一规划、指导和管理，没有相应的管理制度；（3）在微观上，各单位电算会计工作的开展，缺乏与之相配套的各项组织管理制度；（4）开始培养既懂会计又懂计算机的高级人才；（5）开始重视电算会计理论的研究。
3、有组织、有计划的稳步发展阶段（1987年至今）
1987年下半年，计算机在管理工作中的应用开始进入低潮，但电算会计的发展却保持不断发展的趋头，开始走上有组织、有计划发展的轨道。这一阶段的特点是：（1）涌现一批电算会计应用的先进单位，他们开发了一些质量较高的专用软件，并在组织管理上积累了经验；（2）会计软件的开发向通用化、专业化、商品化方向发展。如，安易财会软件、用友财会软件等均具有代表性。（3）各级财政部门和业务主管部门加强了电算化工作的管理，许多地区和部门制定了相应的发展计划、管理制度和会计软件开发标准。如：财政部（89）财会字第64号文件《会计核算软件管理的各项规定（试行）》，（90）财会字第019号文件《关于会计核算软件评审问题的补充规定（试行）》等，有力地推动了全国电算会计事业的发展。其他行业主管部门如水电部等；制定了相应的有关办法及规则，使行业的电算会计工作蓬勃发展起来；（4）电算会计的理论研究工作开始取得成效。如财政部会计事务管理司的《会计电算化资料选编（第一辑）》，用友电子财务技术有限公司组织编写的《会计电算化指南》等论著，对电算会计的实践做了总结，并探讨了电算会计的本质，提出了电算会计的理论体系，使电算会计工作逐步深入，逐渐成熟。（5）各种会计电算化的学术团体、组织不断涌现，更促进了电算会计理论和实践的发展。如1993年4月，中国会计学会中青年会计电算化分会在北京成立，各省区也成立了分支机构；一大批有志于电算会计事业的中青年知识分子、技术人员组织起来，以极大的热情投身于电算会计的研究、开发、教学、推广、应用中去。从而，使我国电算会计事业深层次地、成熟地发展起来。
（三）我国电算会计发展前景
在我国，电算会计的起步较晚，但经过这二十多年的探索，目前正进入一个大发展时期。面对改革的时代和新技术的浪潮，我国的电算会计将有下面的发展趋向。
1、由试点工作转向全面普及
在八十年代，我国的电算会计工作主要处于试点阶段。随着会计软件的通用化和商品化、财会人员计算机知识的普及和电算会计管理制度的完善，试点工作将向全面普及的方向展开，将有更多的单位应用计算机进行会计数据处理。“九五”计划期间，大中型国有企业全面开展电算会计工作。
2、向“管理一体化”方向发展
现阶段，我国的电算会计信息系统基本是自成体系的一个系统，很少考虑与企业其他管理子系统的联系。这对于作为整个企业管理信息系统的子系统的电算会计信息系统来说，远远不能适应企业信息化的发展要求。随着计算机在企业应用范围的扩大，必须要求企业的计算机应用工作向“管理一体化”方向发展，因此，企业的电算会计工作应向其他的子系统开放，以实现子系统之间数据的共享。
3、电算会计工作将向工程化、系统化、规范化方向发展
会计软件的开发与安装将日趋工程化，以满足用户需求；会计软件国家标准将由有关权威机构统一颁布，以解决信息社会化问题；电算会计的宏观管理将实现规范化和标准化，会计软件开发、评审、验收等工作规范、标准化的文档制度、帐表数据文件将逐步出台。
4、商品化会计软件将由单纯核算型向核算与管理并重的软件发展
目前，大多数的商品化会计软件中，以单纯核算型为主，缺少会计管理功能，这不利于提高会计软件的档次，无法满足会计参与经营管理和决策的需要。因此，未来的会计软件应既具有核算功能，又具有会计管理与决策功能。
5、与手工会计制度融合一体的电算会计管理体系将全面形成
随着电算会计宏观管理工作与微观管理工作的全面展开，将形成一套有我国特色的以会计软件开发、评审、验收规范为核心的宏观管理制度和以电算会计岗位责任制、人员管理制度、档案管理制度、各种标准帐表文件为主体的微观管理制度。
6、电算会计将逐渐成熟
电算会计是一门融计算机技术、会计学、信息学、系统学等多种学科的科学，随着理论与实践的不断探索，电算会计将日趋成熟。
第三节 电算会计信息系统的结构
电算会计信息系统（GBAIS）是一个人——机系统，一般来说，可将其划分为三种结构，即物理结构、职能结构和信息结构。通过对这三种结构的了解，可以更全面地理解和认识电算会计信息系统。
一、电算会计信息系统的物理结构
任何一个电算会计信息系统，都应具有一个良好的物理结构。电算会计信息系统的物理结构是指计算机硬件系统、软件系统、数据、规程、人员等构成的一个有机整体，它们是电算会计信息系统实体内容的构成要素。如图所示：
（一）硬件系统
硬件系统一般包括数据采集设备、处理设备、存储设备、输出设备等。其中，数据采集设备也称输入设备，它的功能是：收集有关原始数据并输入给处理设备进行处理。如，电传打字机、键盘、光电字符机、鼠标器等；数据处理设备主要指计算机，它的功能是：按照程序对会计数据进行存储、转换、排序、检索、计算等处理；存储设备，是存储会计数据和信息的介质，它的功能是：存放数据与信息，如：磁带及磁带机、磁盘及磁盘机、光盘及光盘机等；输出设备，它的功能是：输出会计信息等，如：打印机、显示器、绘图仪等。此外，还包括通信设备、机房设施等。
以上这些硬件设备的不同组合，可以构成电算会计信息系统多种结构的计算机系统，这些结构主要取决于电算会计信息系统的工作方式。目前，会计信息处理系统中较为常见的计算机系统有以下几种。
1、单机系统
整个电算会计信息系统只配置一台微型计算机和相应的外部设备（输入、输出及存储设备等）。在单机系统中，所有数据集中输入、处理和输出，同一时刻只能供一个用户使用，属单用户工作方式。这种系统数据共享程度高，一致性好，但输入速度低，数据处理响应时间长，输入输出成为数据处理中的瓶颈问题。
2、多机松散系统由于单机单用户系统不能满足会计信息处理的需要，一些电算化会计信息系统就配备多个微机系统，组成多机系统，各个微机系统之间都不直接发生联系，这种多机系统具有松散的特点。由于数据的输入、输出及处理分别在不同的计算机系统中解决了输入输出的瓶颈问题，但数据共享性差，整体效率低。
3、联机系统配置一台主机和多个用户终端，主机与终端之间用通信电缆联接，属多用户共享系统。实现分散输入，集中处理，分散输出。其优点：分散输入与输出解决了输入输出的瓶颈问题；集中处理，实现了数据共享，提高了系统效用率。大多数中小型的电算会计信息系统广泛用了这种结构体系。
4、局域网络系统
将本地的多个微机系统按照一定的方式联结起来，互相通信，共享资源，组成一个局域计算机网络。局域网络系统一般由服务器工作站、网卡、通信线路、及网络软件等构成。局域网络系统的拓扑结构，可分为星型、总线型、环型等几种。其优点是：资源共享、分布处理、系统可靠性高。目前，微机局域网络是电算会计信息系统较为理想的系统选型，很适合会计信息处理的需要，但对技术和管理等方面的要求较高。
（二）软件系统
电算会计信息系统的运行不仅需要配置良好的硬件设备，而且需要一套稳定可靠的计算机软件支持，以实现系统目标。软件是运行、管理和维护计算机系统所编制的各种程序的总和。它具有方便用户、提高计算机运行效率和扩展计算机功能的作用。
按计算机软件的用途，通常分为两大类，即系统软件和应用软件。其中，系统软件是由计算机设计者提供的，用于计算机的管理、控制、维护、运行，以及对运行的程序进行翻译、装入等服务工作，计算机用户可以使用系统软件，但不能随意改动它。系统软件一般分为三类：操作系统、语言处理系统和各种例行服务程序。操作系统是计算机软件中最重要的，最核心的软件，是所有软件的灵魂，几乎所有的计算机系统都必须配置操作系统。操作系统是一个庞大的程序，它控制着所有在该计算机运行的程序并管理该计算机的所有资源。语言处理系统包括：机器语言、汇编语言、高级语言三类，它们是计算机能识别的用以指挥计算机完成一定任务的命令系统，它是编写会计应用程序的系统软件。目前，大多会计软件都是用高级语言编写而成。服务程序通常包括：数据库管理程序、连接装配程序、诊断排错程序、文字处理程序等，它们属于信息系统中经常使用的系统维护程序，其通用性很强，因而，又称为通用软件。应用软件是用户为某一应用目的而研制开发的实用性程序。如电算会计信息系统软件，它是为完成会计信息系统的专门功能而编写，通常是组织专门人才在系统分析的基础上根据系统的需求研制开发，按系统各职能子系统的任务来设计。
（三）数据
电算会计信息系统的一个重要任务就是向组织内部与外部提供财务会计等信息。这些信息一般都是按一定的结构存放在计算机的存储设备中，组成会计数据库供系统处理、检索、输出。由于财务会计信息涉及面广、量大，因此，其数据的存储结构也十分复杂，这些数据构成电算会计信息系统的重要资源。
（四）规程
指电算会计信息系统的一系列规章制度，包括国家的宏观管理与单位的微观管理制度，这些规章制度是电算会计信息系统得以安全运行的重要保证。
（五）人员
从广义上来看，为电算会计信息系统而工作的人员都包括在内。但一般仅指直接从事系统研制开发、使用和维护人员，他们包括系统分析设计员、程序员、系统管理员、系统操作员（核算员）、系统维护员等。
总之，一个企业要构造一个理想的电算会计信息系统的物理结构，应根据企业本身的特点合理配置有关的硬件、软件、数据、规程、人员等各个要素。
二、电算会计信息系统的职能结构
（一）电算会计信息系统职能结构的含义
任何信息系统都由互相联系着的若干子系统组成，而每个子系统都具有一种独立的作用，即发挥着一定的职能。同样，对于电算会计信息系统，其职能结构即是系统内部相互联系的各子系统的构成情况。按各子系统所发挥的作用不同，电算会计信息系统又可分为二个基本职能——会计核算职能与会计管理职能，其中，会计核算按职能可分为若干方面的核算，如货币资金核算、材料核算、固定资产核算、成本核算、产成品与销售核算等；会计管理按职能可分为筹资管理、投资管理、财务成果管理、日常管理等内容。电算会计信息系统的各职能都是为达到系统的总目标服务的，但它们又有着各自的目标和任务。在财务会计活动中，电算会计信息系统的各职能既发挥着不同的作用又有着十分密切的联系，这种联系主要表现为系统内部与外部数据的控制联系和系统内部间的数据联系。另外，电算会计信息系统还有一个职能，即会计决策职能，负责会计活动方案的优化。
（二）电算会计信息系统职能结构划分的基本原则
电算会计信息系统按职能划分，一般要遵循以下几个原则：
1、系统适应性强。职能结构划分应使整个电算会计信息系统能适应企业内部外部各环境的变化，系统在可移植性、可扩充性、可维护性等方面应尽可能的优化，除非国家的政策方针制度发生根本性变化。
2、高内聚低藕合。尽量把联系密切的功能放在一个子系统（或模块）内，一个系统内各功能联系越密切，其内聚度越高。把联系不密切的功能划分在不同的子系统中，应尽量减少子系统之间的联系，包括程序之间的联系和数据传递关系。经验表明，模块间联系越少，其藕合度越低。这种高内聚低藕合的结构，使得系统接口简单明了，对提高系统的性能有着重要的影响。
3、可靠程度高，具有排错功能。系统的可靠性高不高，直接影响着系统的安全和会计信息的真实与完整，因此，在系统结构的划分与构建时，应考虑系统的安全性问题，减少系统出错的可能性，并提高系统的排错、纠错与恢复能力。
4、符合会计准则及其他有关财经法规的要求。系统的划分要以会计准则和财务管理制度为基本依据，不能脱离会计核算和财务管理基本过程的要求及财会工作的习惯，而单从软件研制的角度来考虑系统结构的划分，同时，还要考虑到与国家税收等法规制度的接轨。
5、考虑企业信息化和社会信息化的需要。电算会计信息系统是企业信息系统的一个子系统，其职能结构的划分应与企业内部其他子系统能进行信息交换和数据通信，在信息化的社会中，还应留有与社会公用数据网进行信息交换的接口，以便实现企业与社会数据资源的共享。
（三）电算会计信息系统职能子系统的基本结构
目前，电算会计信息系统职能子系统的划分尚无统一模式。职能子系统的划分主要受企业组织、规模、生产特点和管理目标的影响，因此，在实践中，都应根据各自的特点和要求划分本单位的电算会计信息系统的职能子系统。下面给出的是我国企业中比较典型的电算会计核算系统的职能结构。（图1.2）
三、电算会计信息系统的信息结构
（一）电算会计信息系统的信息结构层次
企业中不同层次的管理者对会计信息的需求是不同的，一般来说，具体业务人员需要会计核算方面的信息，中层管理者需要会计管理方面的信息，高层管理者需要会计决策方面的信息，这三种管理阶层所需要的会计信息就构成了会计信息的三个层次。因此，电算会计信息系统的信息包括会计核算信息、会计管理信息、会计决策信息二个层次，如图1.3所示。
（二）电算会计信息系统信息的特点：
三个层次的会计信息是不同的，但它们又有着密切的联系。三者之间存在如下特点：
1、与外部环境的信息交流有着明显的层次性。在核算层，从外部输入原始凭证和记帐凭证等原始数据，经过处理之后输出会计帐表；在管理层，从外部输入管理计划和各种控制指标，经处理后输出财务报表；在决策层，根据输入的市场信息和企业管理方面的信息，提供预测和决策方案。
2、二种信息之间联系密切。核算层为管理层提供各种核算信息，管理层又向决策层提供各种财务数据，经决策系统处理后，将选定方案的信息下达管理层，帮助制定管理计划和控制标准，以便更有效地组织管理活动，核算层又根据经济活动的信息进行新的经济核算。
电算会计信息系统分别为这三个管理层次提供各种信息，也沟通了这二个层次间的信息联系，形成一个会计信息循环的有机整体。
（三）电算会计信息系统的信息结构
从以上的分析可知，会计信息的结构与电算会计信息系统的职能结构是相应的，要想获得以上二个方面的会计信息，就必须建立起包括会计核算、会计管理和会计决策支持三个子系统。如图1.3所示。方框外是电算会计信息系统的外界环境，方框内是电算会计信息系统三个层次的职能结构。这三个层次间的内部信息互相交流，内部与外部环境也发生信息交流，从而构成了电算会计信息系统的信息结构。
第四节 会计软件的基本要求
一、会计软件的概念
会计软件是由专业软件开发人员根据有关规范研制开发的专门用于会计核算与管理的应用程序。会计软件的开发一般在微机环境下进行。国内会计软件的开发、应用与管理经过多年的探索，现已较为成熟，会计软件的商品化也初具规模。
会计软件按计算机的工作方式可分单用户版、多用户版和网络版三种，各单位可根据自己的实际需要进行选择。另外，按会计软件的适用范围，又可分通用软件和专用软件。目前市面出售的商品化会计软件，一般属于通用软件。所谓商品化会计软件，是指由专业的会计软件公司开发的，并经国家财政部评审确认符合会计软件规范，允许在全国范围内销售的会计软件。从1991年起，国家财政部开始对提出申请的会计软件进行评审。目前，已通过评审的会计软件有十多种，如用友软件、金蝶软件、新中大、万能软件、金蜘蛛软件、天财软、中软软件、安易软件、华兴软件、京粤软件等，以上软件都属于通用商品化软件。由于国产高质量的商品化会计软件在市场上的推出，对于推动和普及电子计算机在会计领域中的应用起着积极的作用。随着会计软件市场的对外开放，国外会计软件的涌进，我国的会计软件面临着新的挑战。
二、会计软件的基本要求
一个单位要开展电算会计工作，除了要购置计算机设备外，还必须取得会计软件。会计软件的取得渠道有两个， 一是购买，二是自行开发。不管是购买还是自行开发，其取得的会计软件都必须符合有关规范和要求。
为了规范会计核算软件，保证会计核算软件的质量，财政部于1991年和1994年分别颁布了专门的文件，对会计核算软件提出了具体要求。目前所施行的《会计电算化管理办法》（94）财会字第27号文件第九条第一款中规定，采用电子计算机替代手工记帐的单位，使用的会计核算软件和商品化会计核算软件的评审都必须达到《会计核算软件基本功能规范》（以下称《规范》）的要求，其中规范的第四条规定，“中国境内各单位应用的会计核算软件，应当符合本规范的基本要求”，这些基本要求在《规范》的第五至第八条作了规定，现摘录如下：
第五条 会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据的合理、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。
第六条 会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算帐目和编制会计报表。会计核算软件可以根据用户需要同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资料的功能。
第七条 会计核算软件在设计性能允许范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。
《规范》中除了对会计核算软件的基本要求作了规定之外，还对会计核算软件的输入、处理、输出及安全四方面的内容作了具体要求。在这里我们可以将对会计核算软件的基本要求和具体要求理解为是一种合法性的要求，这些要求，不管是应用单位还是开发、申请评审单位都必须遵照执行。
附：复习思考题
1、电算会计的基本概念。
2、简述电算会计的产生与开展过程。
3、简述我国电算会计发展前景。
4、简述电算会计信息系统的结构。
5、什么是会计软件？《会计电算化管理办法》中对会计核算软件有什么基本要求？
第一章 电算会计概述
会计这一古老而又年轻的学科，随着人类科学的不断进步，也得到了进一步的发展。自从本世纪四十年代世界上第一台电子计算机诞生至今计算机科学已渗透到自然科学和社会科学的各个领域。由于当代电子计算机技术的飞速发展，计算机的应用已从科学计算、过程控制等方面逐步扩展到到信息处理的各个领域；尤其是微型计算机系统应用于管理领域，使传统的手工数据处理系统转变为电算化数据处理系统，其中最明显的是电子计算机应用于会计领域，使得会计学科在实务上和理论上发生了质的飞跃，传统会计受到严峻的挑战，会计学科出现了一个新的分支——电子计算机会计，简称电算会计。
第一节 电算会计的基本概念及特征
一、电算会计的基本概念
电算会计作为会计学科的一个分支，它与传统会计既有联系又有区别。为了便于掌握电算会计的实质性内容，应首先对传统会计进行简要的阐述。
（一）传统会计
传统会计指以手工操作为主的会计，它是一个人工系统。我们可以从以下几方面来进行描述：
1、运算工具
传统会计使用的运算工具是算盘、手摇计算机、计算器等，其运算特点是：每运算一次，都需重复进行。
2、信息载体
传统会计的所有信息都以纸介质为记录载体。
3、簿记规则
传统会计规定序时日记帐和总分类帐应采用订本式帐册，明细分类帐可采用活页式帐册；帐簿中所记录的错误要用红字法或划线法更正；帐页中的空行、空页要用红线划销。
4、帐务处理程序
帐务处理程序指从填制会计凭证、登记帐簿到编制会计报表的簿记工作程序，也称记帐程序或核算程序。由于各单位的业务性质、管理方式、规模大小以及经济业务数量各不相同，就产生了适应各单位特点的帐务处理程序。它们主要包括记帐凭证帐务处理程序、科目汇总表帐务处理程序、汇总记帐凭证帐务处理程序和多栏日记帐帐务处理程序等四种。
5、会计工作组织体制
传统会计的工作组织体制以会计工作的不同性质作为设定会计核算工作岗位的主要依据，并以此组织会计核算。由此，手工核算系统可以划分为：资金组、工资组、材料组、成本组、固定资产组和综合组等专业核算小组。组与组之间通过凭证的传递和交换建立联系，并相互稽核相互牵制，使会计工作正常进行。
6、内部控制方式
传统会计的内部控制，对会计凭证的正确性一般从摘要、内容、数量、单价、金额、会计分录等项目来核对；对会计帐目的正确性一般从日记帐、明细分类帐以及总分类帐的相互核对来验证。此外，还通过帐证相符、帐帐相符和帐表相符等内部控制方式来保证会计信息的正确、完整、真实和可靠，堵塞漏洞。
长期以来，我国的会计数据处理技术一直处于比较落后的状态，广大会计人员主要精力限于记帐、算帐和报帐的工作。这种以手工作业主为的核算方式，已无法适应现代市场经济发展的需要，因此，迫切需要实现会计工作的电算化，以电子计算机为处理工具的电算会计应运而生。
（二）电算会计
1、电算会计的概念
目前，我国正处于社会主义市场经济的初级阶段，市场经济体制的确定，将企业推上了市场，企业是市场的法人主体，有独立的地位和责权利，企业自主决策，自主经营，自负盈亏。企业为了在市场中取得自己的位置，必须对经营中的重大问题进行正确的决策，实现其财务目标。而正确的企业决策则依赖于准确、及时、可靠的管理信息，其中，作为企业管理信息重要组成部分的会计信息，在企业各项决策中起着极其重要的作用。而会计信息则需要将企业中大量的原始数据通过一定的程序和方法加工处理取得，这些信息一方面为企业管理当局决策提供依据，另一方面还应满足国家宏观调控的需要。以上两方面对企业的会计工作提出了更高的要求，需要扩展传统会计的职能，提高会计管理水平。
随着市场经济的发展和对经济管理要求的提高，会计所包含的内容和运用的手段，经过长期的实践和总结，从简单到复杂，从低级到高级，从不完善到完善，不断地发展变化。实践证明，社会生产规模愈扩大，生产过程愈社会化，利用会计来核算和控制社会生产过程也愈重要。正如马克思所指出的那样：“过程越是按社会的规模进行，越是推动纯粹个人性质，作为对过程的控制和观念总结的簿记就越是必要”。现阶段，传统会计正处于一个转轨变型的时期，电算会计即是这种发展要求的产物。因为，电算会计以当今科技前沿的电子计算机技术作为其数据处理的手段，其运算速度、存储容量、传输速度以及处理的可靠性等方面，是传统会计所无法比拟的，所以，只有电算会计才能真正完成现代会计的使命。
综上所述，我们将电算会计的概念总结为：电算会计是会计技术与电子计算机技术相结合的会计，它以基本会计理论和实务为基础，以电子计算机为处理工具，对会计数据进行采集、处理并快速输出所需会计信息，以满足企业决策和国家宏观调控的需要。
2、电算会计的本质
电算会计的出现，对会计领域产生巨大的影响，并显示了强大的生命力。概括起来，电算会计的本质就是：充分利用电子计算机的各项功能，来完成会计数据处理、会计管理等各项工作，从而实现会计工作的现代化。
在这里，需要说明一点，电算会计的产生，不仅仅是个技术手段变革的问题，电子计算机的运用，它与算盘、计算器等计算工具的作用是不能同日而语的。它的产生，不仅促使会计事务的变革，而且促使会计理论的突破，是会计科学发展的必然结果。
3、电算会计的三个层次
电算会计是会计科学发展的高级阶段，从其发展目标来看，存在初级、中级和高级三个层次。
（1）初级层次
这是电算会计的低级阶段。本阶段的目标主要是提供比较完整、细致、及时、可靠的会计信息。这些目标是通过切实做好会计基础工作，建立电算会计核算系统完成的。
（2）中级层次
这是电算会计的中级阶段。本阶段的目标是开展事前预测分析，以及事中控制和事后调查分析。这些目标是在初级层次的基础上，通过建立电算会计管理系统来完成的。
（3）高级层次
这是电算会计的高级阶段。本阶段的目标是开展决策分析，为决策提供可行性最佳方案。会计决策目标的实现是通过建立电算会计决策支持系统来完成，这也是会计管理的最终目标。
以上电算会计目标的实现，需要会计学科本身发展以外，还有赖于系统工程学、软件工程学、信息系统论等多种学科的融合、渗透，有赖于计量经济方法在会计中的广泛应用。
4、电算会计的研究对象
所谓电算会计的研究对象，就是研究如何通过电子计算机获取会计信息的全过程。一般可从以下三方面来理解：
（1）企业内部与外部对会计信息的需求
一个企业要推行电算会计，应开发或购买一个能适应本企业需要的电算会计软件，并建立起企业的电算会计信息系统。在这样一个过程中，应研究企业内部与外部对会计信息的需求，满足有关方面对信息的需求，以实现系统目标。
（2）会计信息流程与信息量
所谓会计信息流程，指会计工作及其作业过程的信息流动过程，它是以业务操作为时序，把有联系和变化的会计信息一一表示出来。会计信息量主要包括对信息需求的种类、内容、格式、时间性和字节数等。它们都需要对会计信息的定量与定性调查来获得，其结果通常采用业务流程图和信息调查表来表示。会计信息流程及其信息决定了信息系统的结构和计算机的作业方式。
（3）电算会计信息系统的结构和电子计算机的作业方式
电算会计信息系统的结构是研究本系统由哪些子系统构成，子系统又由哪些模块组成，各模块又有哪些功能；电子计算机的作业方式是指如何用计算机来实现系统所有功能的具体方法。
5、电算会计的基础工作
推行电算会计，必需以坚实的基础工作为前景，保证输入计算机处理的会计资料及时、准确、完整、合法和规范。电算会计除了遵循会计核算的基本前提和一般原则外，还应做好以下五个方面的基础工作：
（1）理顺会计岗位责任制
一是要建立电算会计岗位标准。国家财政部在（84）财会字第16号文件关于印发《会计人员岗位责任制》的通知中，对会计人员岗位责任制作了明确的规定，但在电子计算机条件下，应根据电算会计的特点和实际需要，建立起电算会计的岗位标准。
（2）建立会计科目编码制度
会计科目是经济业务内容的分类，而实行会计科目编码，则是推行电算会计的手段之一，因此，必须切实做好会计科目的编码工作，建立起会计科目编码制度，以保证会计科目编码的统一、完整、科学、规范。
（3）修订完善各项定额
定额数据是电算会计进行核算、分析、计划、预测和决策的依据，是评价经济效益的标准。与开展电算会计有关联的各项定额主要包括原材料、工时、能源、修理用备件等消耗定额及各项费用定额等。
（4）完善企业内部价格体系
企业内部价格是电算会计进行核算的必要条件之一，也是电算会计与责任会计有机结合的基础。在制定企业内部价格时，要结合责任单位的成本水平，确定物资供应、劳务供应等内部价格的合理性。这样既便于成本核算及费用分摊，也利于在电算条件下推行责任会计。
（5）创造良好的会计信息环境
良好的会计信息环境是电算会计信息系统运行的保证。会计信息环境按空间划分为会计信息内部环境与会计信息外部环境；按时间划分，包括会计历史信息、目前信息和未来信息；按内容划分，包括会计数据采集的规范性、会计数据处理的阶段性件和会计信息综合、存储、输出的系统性。在电算会计信息系统运行中要把握好上述的层次及环节，力争创造一个良好的会计信息环境，以保证电算会计信息系统在有序的条件下运行。
6、推行电算会计的意义
改变传统会计的工作方式，推行电算会计，是会计科学发展的必然趋势，对促进传统会计的“转轨变型”具有现实意义。
（1）减轻劳动强度，提高工作效率
长期以来，广大财会人员的主要业务限于记帐、算帐、报帐，会计管理工作十分薄弱。实现会计电算化以后，会计的日常核算工作主要由电子计算机完成，财会人员可以从繁杂的事务处理中解脱出来，既减轻了劳动强度，又提高了工作效率，并促使财会人员转向经济分析，参与经济预测与决策。
（2）提高会计核算质量，减少误差
传统会计工作中手工抄写、计算时常会发生误差。实现会计电算化以后，只有认真抓好输入与审核工作，及时进行纠错，就能保证计算结果无误，而且输出报表美观、清晰。
（3）及时、准确、完整地提供会计信息
现代化生产要求经营管理必须现代化。管理经济的关键，在于及时、准确地进行决策，而决策是否可靠，在很大程度上取决于信息质量和数量的水平。实现会计电算化后，大量的会计数据资源得到及时记录、处理、分析，并通过网络系统迅速传递，提高了会计信息的及时性、系统性、全面性和共享性，给企业内部和外部提供及时、准确、完整的会计信息。
（4）促进会计工作的规范化，提高财会人员的素质
在传统会计核算工作中，普遍存在着计量不准、数据不实、收支虚假等问题，实现电算化以后，这种现象将会得到改变。首先，会计基础工作要求规范化，输入数据要求规范化；其次，处理过程减少了人为的调节因素，使之得到有效控制；在电算条件下，财会人员应掌握计算机知识，并加强专业知识的学习，更新知识结构，提高财会人员的素质。
（5）促进会计理论和会计数据处理技术的发展
会计学科与电子计算机技术、系统工程学、信息工程学等学科的结合，必然会带来会计对象、内容、方法等会计理论和会计数据处理技术的发展。电算会计理论的建立，是会计学科向更高层次发展的标志。
（三）电算会计学
电算会计学是对会计应用电子计算机的理论、方法及技术的研究，是认识和掌握会计在电子计算机环境下运行规律的科学，是会计学新产生的重要分支。由于历史的原因，人们习惯把它称为“会计电算化”。
（四）电算会计信息系统
1、会计信息系统（Accounting Information System 简称AIS）
会计信息系统是一个以人工组织处理会计业务、采集、加工、存储、传递会计数据和信息，为预测经济前景、经营决策、控制生产经营过程提供依据的信息系统，会计信息系统是企业管理信息系统一个非常重要的子系统。
2、电算会计信息系统（Computer Based Accounting Information System 简称CBAIS）
电算会计信息系统是一个以电子计算机作为会计业务处理工具的会计管理信息系统，它是一个人机系统。
二、电算会计的特征
如上所述，电算会计是会计学的一个重要分支，因此，它除了具有会计学科的基本特征外，还具有下面的特征。
（一）原始数据采集的标准化、规范化
为适应电子计算机进行会计数据处理的需要，必需对输入阶段的原始数据实行标准化、规范化，要改变以往会计凭证五花八门的状况，采取统一科目编码和统一数据采集格式，建立统一的数据输入系统，并加强数据输入的校验，保证数据的可靠性。
（二）数据处理方式集中化和自动化
数据处理集中化是指在实现电算方案以后，原来各个核算组的核算工作都统一由电子计算机处理。尤其是建立起会计电算网络系统之后，会计数据与信息的输入，处理与输出都可集中在各工作站分别进行。而自动化指的是在数据处理过程中，人工干预明显减少，系统由程序统一调度与管理。
（三）帐务处理程序统一化
帐务处理程序是指凭证的整理、传递、帐簿的登记和报表编制的方法和程序。在传统会计中，必须针对企业的生产规模、经营方式和管理方式形成的特征，而采取与之相适应的会计核算方式。而在电算会计信息系统中，由于数据处理的精度高、速度快，就可以采用一种统一的核算方式。而在电算会计信息系统中，由于数据处理的精度高、速度快，就可以采用一种统一的核算方式。而且，由于电子计算机处理数据的差错率很小，故没有必要象传统会计那样，在帐务处理过程中，进行帐帐、帐证等的核对，并且允许根据明细分类帐登记总分类帐。因此，从凭证数据的输入到帐表的输出，都可以由计算机独立进行，使帐务处理程序统一化。
（四）内部控制制度严格化
电算会计系统在数据处理方式和数据处理流程上都发生的变化，必将对会计控制与管理制度产生重要影响。内部控制的重点从传统财会部门转向计算机数据处理部门；内部控制的方式，由单一的人工控制转为人工与电子计算机的综合控制，同时，控制的要求更为严格，控制的内容更为广泛。
（五）会计档案管理现代化
传统会计档案包括原始凭证、记帐凭证、各种帐簿及报表等方面的内容。企业中，每个会计期间的会计档案都要按一定的要求装订成册，存放在库房里。这耗费了大量的时间与空间，并且查找困难，易于毁坏。电算会计的档案，除了有关的原始凭证外，其他数据资料都可存放在计算机存储介质中，不仅节省时间、空间，而且便于查询、检索，安全性与可靠性也高。
（六）对人员素质的要求提高
在会计电算系统中，人员也是一个关键因素。财会人员不仅要精通财务会计知识，而且必须具有电子计算机方面的知识，具备利用计算机进行核算处理的能力，并掌握一般性故障排除和纠正错误的方法，对主管人员来说，还应具备参与系统分析与设计的能力。
第二节 电算会计的产生与发展
一、电算会计的产生
会计作为经济管理的重要手段，从其产生之日起，一直受到人们的重视。随着社会经济的不断发展，会计理论与实务也不断得到发展并日趋完善，逐渐形成一套完整的学科体系，在经济管理中发挥着越来越重要的作用。与此同时，随着经济管理对会计数据处理要求的提高和科学技术的飞速发展，会计数据处理技术也在不断进步。会计数据处理技术的发展变化，主要经历下面几个阶段：
（一）手工操作阶段。在史书上，很早就有关于帐簿与记帐方法的记载。我国古代使用的帐册当时称为“计籍”或“会计录”，设专人登记，并以算盘为主要计算工具，完全靠手工操作，即使在西方，情况也大致如此，以手工或电动机械计算机为计算工具。
（二）机械化处理阶段。到19世纪末20世纪初，由于科学管理理论与实践的发展，会计在经济管理中的作用进一步受到重视，会计成为反映和监督生产经营活动，加强内部控制的重要手段。在会计工作中采用了多种新的核算和管理方法，从而使会计处理的工作量不断增加，而且要求计算精确，信息可靠及时。为适应这些新的特点，会计工作中就出现了穿孔卡片计算机系统。整个系统由穿孔机、验孔机、分类机、卡片整理机、计算机和制表机等组成，把原来的手工作业全部用机械化的机器代替，并把分散、间断的各操作环节集中起来，组成一条机械化的数据处理流水线，只要把原始数据在卡片上穿孔输入，顺序经过几个部分的机械化处理，最后就能打印出会计报表来。这样，就大大提高了数据处理速度和准确性，并节省了人力和费用，这是会计数据处理技术的一大进步。
（三）自动化处理阶段。二次世界大战后，资本主义得到蓬勃发展，同时，会计为适应工业化发展的要求，也出现了新的特点。首先会计的具体任务和工作重点发生了三个明显的转变：一是由原来主要对外编报报表、报告财务状况，转向对内加强管理；二是由原来事后核算，转向既提供信息又运用信息来干预生产，推动经营并参与决策。其次，适应会计工作任务和工作重点的转变，会计方法也有了新的发展，增加了新的内容。如：在成本核算中出现了标准成本、变动成本、弹性预算等；在会计分析中采用量、本、利方法；同时，为满足计划、分析、预测、决策的需要，还广泛运用了数学、运筹学、数理统计等方法。第三，会计工作的组织形式也出现较大变化。为适应现代管理的需要，建立起全面综合的管理体制，以配合全面经济核算的推进。这一阶段对数据处理提出了更高的要求，传统的会计处理技术面临着新的挑战。就在这时，出现了电子计算机这种新型的计算工具，但当时没有立即用于会计数据处理，直到二十世纪五十年代，美国通用电器公司第一次在电子计算机上计算工资，使得会计数据处理技术进入电子计算机处理时代，随之，“手工簿记”就被电算会计系统所代替，从此，会计学又出现了一个新的分支——电算会计。
二、电算会计的发展阶段
电算会计是随着数据处理技术及会计学本身的发展而发展起来的。近三十年来，随着电子计算机不断的更新换代，电子计算机在会计中的应用范围也在扩大，应用水平也不断提高。
（一）国外电算会计的发展情况
在国外，电子计算机应用于会计数据处理，大致经历了三个阶段。它们是：
1、会计单项业务处理阶段（1954年—1965年）
其主要特点是：采用电子计算机只是模仿手工会计数据处理，作简单的“帐簿搬家”，且多用于处理那些数据量大，计算简单而重复次数多的会计核算业务（如：工资计算，材料日常收发核算等），一项具体业务对应于一个应用程序，主要采用单机用户。这一阶段，人们主要考虑提高工作效率和节省费用，会计数据处理的性质仍无大的变化。
2、会计业务综合处理阶段（1965年—1970年）
其主要特点是：通过计算机系统对各类会计数据进行综合加工处理，并用来控制某些会计核算子系统，具有一定的反馈功能，为内部控制、分析、预测和决策提供更为详尽、及时的会计信息。整个数据处理基本上实现自动化。这个阶段，电子计算机不仅代替了手工记帐，而且开始以“管理工具”的身份出现在会计管理活动中。其作业处理方式不仅采用成批处理，而且使用了实时处理，进一步推动了会计数据处理向实时性、集中化发展。
3、电算会计系统处理阶段（1970年至今）
其主要特点是：在会计中普遍采用电算方式，逐步建立起电算会计信息系统。这一阶段，由于计算机软硬件、网络与通信技术的发展，推动会计数据处理向网络的集中化、分布化发展，实现了“数据共享”，避免重复劳动，提高了会计数据的处理效率。
据国家财政部1992年7月组织对美国、香港等地计算机在会计工作中的应用情况的考察表明，在美国和香港，可以说没有电子计算机的参与，会计工作乃至整个管理工作就无法正常进行。在美国和香港的企业经营管理活动中，电算会计已经把企业管理现代化全面带动起来，许多企业在设计管理信息系统时，把电算会计信息系统作为最重要的部分与其他部分一道设计。
（二）我国电算会计的发展状况
在我国，第一台电子计算机诞生于1957年，计算机应用于会计领域比较迟缓。
1、缓慢发展阶段（1883年以前）
1979年，长春第一汽车制造厂被选定为我国会计电算化的首家试点单位，从此拉开我国电子计算机应用于会计领域的序幕。当时，我国的计算机系统主要靠进口，价格昂贵，同时，计算机还被视为是神秘的东西，对财会人员来说更是如此，计算机在财会领域的应用还未引起普遍重视，不少人将“会计”看作只不过是发放工资的简单工作。当时，计算机主要应用于科技领域，在财会领域的应用限于少数几家试点单位。
2、自发发展阶段（1983—1987年）
1983年以后，全国欣起一个计算机应用热潮，微机及其技术在国民经济各部门逐步得到应用，其中，计算机在会计领域的应用也得到较大程度发展。这个阶段的特点是：（1）采用软件工程方法开展电算会计工作和开发软件的很少，多是各自为政，自行组织开发会计软件，低水平、重复开发现象严重；会计软件的通用性、适应性差，盲目上马，浪费严重；（2）在宏观上，缺乏统一规划、指导和管理，没有相应的管理制度；（3）在微观上，各单位电算会计工作的开展，缺乏与之相配套的各项组织管理制度；（4）开始培养既懂会计又懂计算机的高级人才；（5）开始重视电算会计理论的研究。
3、有组织、有计划的稳步发展阶段（1987年至今）
1987年下半年，计算机在管理工作中的应用开始进入低潮，但电算会计的发展却保持不断发展的趋头，开始走上有组织、有计划发展的轨道。这一阶段的特点是：（1）涌现一批电算会计应用的先进单位，他们开发了一些质量较高的专用软件，并在组织管理上积累了经验；（2）会计软件的开发向通用化、专业化、商品化方向发展。如，安易财会软件、用友财会软件等均具有代表性。（3）各级财政部门和业务主管部门加强了电算化工作的管理，许多地区和部门制定了相应的发展计划、管理制度和会计软件开发标准。如：财政部（89）财会字第64号文件《会计核算软件管理的各项规定（试行）》，（90）财会字第019号文件《关于会计核算软件评审问题的补充规定（试行）》等，有力地推动了全国电算会计事业的发展。其他行业主管部门如水电部等；制定了相应的有关办法及规则，使行业的电算会计工作蓬勃发展起来；（4）电算会计的理论研究工作开始取得成效。如财政部会计事务管理司的《会计电算化资料选编（第一辑）》，用友电子财务技术有限公司组织编写的《会计电算化指南》等论著，对电算会计的实践做了总结，并探讨了电算会计的本质，提出了电算会计的理论体系，使电算会计工作逐步深入，逐渐成熟。（5）各种会计电算化的学术团体、组织不断涌现，更促进了电算会计理论和实践的发展。如1993年4月，中国会计学会中青年会计电算化分会在北京成立，各省区也成立了分支机构；一大批有志于电算会计事业的中青年知识分子、技术人员组织起来，以极大的热情投身于电算会计的研究、开发、教学、推广、应用中去。从而，使我国电算会计事业深层次地、成熟地发展起来。
（三）我国电算会计发展前景
在我国，电算会计的起步较晚，但经过这二十多年的探索，目前正进入一个大发展时期。面对改革的时代和新技术的浪潮，我国的电算会计将有下面的发展趋向。
1、由试点工作转向全面普及
在八十年代，我国的电算会计工作主要处于试点阶段。随着会计软件的通用化和商品化、财会人员计算机知识的普及和电算会计管理制度的完善，试点工作将向全面普及的方向展开，将有更多的单位应用计算机进行会计数据处理。“九五”计划期间，大中型国有企业全面开展电算会计工作。
2、向“管理一体化”方向发展
现阶段，我国的电算会计信息系统基本是自成体系的一个系统，很少考虑与企业其他管理子系统的联系。这对于作为整个企业管理信息系统的子系统的电算会计信息系统来说，远远不能适应企业信息化的发展要求。随着计算机在企业应用范围的扩大，必须要求企业的计算机应用工作向“管理一体化”方向发展，因此，企业的电算会计工作应向其他的子系统开放，以实现子系统之间数据的共享。
3、电算会计工作将向工程化、系统化、规范化方向发展
会计软件的开发与安装将日趋工程化，以满足用户需求；会计软件国家标准将由有关权威机构统一颁布，以解决信息社会化问题；电算会计的宏观管理将实现规范化和标准化，会计软件开发、评审、验收等工作规范、标准化的文档制度、帐表数据文件将逐步出台。
4、商品化会计软件将由单纯核算型向核算与管理并重的软件发展
目前，大多数的商品化会计软件中，以单纯核算型为主，缺少会计管理功能，这不利于提高会计软件的档次，无法满足会计参与经营管理和决策的需要。因此，未来的会计软件应既具有核算功能，又具有会计管理与决策功能。
5、与手工会计制度融合一体的电算会计管理体系将全面形成
随着电算会计宏观管理工作与微观管理工作的全面展开，将形成一套有我国特色的以会计软件开发、评审、验收规范为核心的宏观管理制度和以电算会计岗位责任制、人员管理制度、档案管理制度、各种标准帐表文件为主体的微观管理制度。
6、电算会计将逐渐成熟
电算会计是一门融计算机技术、会计学、信息学、系统学等多种学科的科学，随着理论与实践的不断探索，电算会计将日趋成熟。
第三节 电算会计信息系统的结构
电算会计信息系统（GBAIS）是一个人——机系统，一般来说，可将其划分为三种结构，即物理结构、职能结构和信息结构。通过对这三种结构的了解，可以更全面地理解和认识电算会计信息系统。
一、电算会计信息系统的物理结构
任何一个电算会计信息系统，都应具有一个良好的物理结构。电算会计信息系统的物理结构是指计算机硬件系统、软件系统、数据、规程、人员等构成的一个有机整体，它们是电算会计信息系统实体内容的构成要素。如图所示：
（一）硬件系统
硬件系统一般包括数据采集设备、处理设备、存储设备、输出设备等。其中，数据采集设备也称输入设备，它的功能是：收集有关原始数据并输入给处理设备进行处理。如，电传打字机、键盘、光电字符机、鼠标器等；数据处理设备主要指计算机，它的功能是：按照程序对会计数据进行存储、转换、排序、检索、计算等处理；存储设备，是存储会计数据和信息的介质，它的功能是：存放数据与信息，如：磁带及磁带机、磁盘及磁盘机、光盘及光盘机等；输出设备，它的功能是：输出会计信息等，如：打印机、显示器、绘图仪等。此外，还包括通信设备、机房设施等。
以上这些硬件设备的不同组合，可以构成电算会计信息系统多种结构的计算机系统，这些结构主要取决于电算会计信息系统的工作方式。目前，会计信息处理系统中较为常见的计算机系统有以下几种。
1、单机系统
整个电算会计信息系统只配置一台微型计算机和相应的外部设备（输入、输出及存储设备等）。在单机系统中，所有数据集中输入、处理和输出，同一时刻只能供一个用户使用，属单用户工作方式。这种系统数据共享程度高，一致性好，但输入速度低，数据处理响应时间长，输入输出成为数据处理中的瓶颈问题。
2、多机松散系统由于单机单用户系统不能满足会计信息处理的需要，一些电算化会计信息系统就配备多个微机系统，组成多机系统，各个微机系统之间都不直接发生联系，这种多机系统具有松散的特点。由于数据的输入、输出及处理分别在不同的计算机系统中解决了输入输出的瓶颈问题，但数据共享性差，整体效率低。
3、联机系统配置一台主机和多个用户终端，主机与终端之间用通信电缆联接，属多用户共享系统。实现分散输入，集中处理，分散输出。其优点：分散输入与输出解决了输入输出的瓶颈问题；集中处理，实现了数据共享，提高了系统效用率。大多数中小型的电算会计信息系统广泛用了这种结构体系。
4、局域网络系统
将本地的多个微机系统按照一定的方式联结起来，互相通信，共享资源，组成一个局域计算机网络。局域网络系统一般由服务器工作站、网卡、通信线路、及网络软件等构成。局域网络系统的拓扑结构，可分为星型、总线型、环型等几种。其优点是：资源共享、分布处理、系统可靠性高。目前，微机局域网络是电算会计信息系统较为理想的系统选型，很适合会计信息处理的需要，但对技术和管理等方面的要求较高。
（二）软件系统
电算会计信息系统的运行不仅需要配置良好的硬件设备，而且需要一套稳定可靠的计算机软件支持，以实现系统目标。软件是运行、管理和维护计算机系统所编制的各种程序的总和。它具有方便用户、提高计算机运行效率和扩展计算机功能的作用。
按计算机软件的用途，通常分为两大类，即系统软件和应用软件。其中，系统软件是由计算机设计者提供的，用于计算机的管理、控制、维护、运行，以及对运行的程序进行翻译、装入等服务工作，计算机用户可以使用系统软件，但不能随意改动它。系统软件一般分为三类：操作系统、语言处理系统和各种例行服务程序。操作系统是计算机软件中最重要的，最核心的软件，是所有软件的灵魂，几乎所有的计算机系统都必须配置操作系统。操作系统是一个庞大的程序，它控制着所有在该计算机运行的程序并管理该计算机的所有资源。语言处理系统包括：机器语言、汇编语言、高级语言三类，它们是计算机能识别的用以指挥计算机完成一定任务的命令系统，它是编写会计应用程序的系统软件。目前，大多会计软件都是用高级语言编写而成。服务程序通常包括：数据库管理程序、连接装配程序、诊断排错程序、文字处理程序等，它们属于信息系统中经常使用的系统维护程序，其通用性很强，因而，又称为通用软件。应用软件是用户为某一应用目的而研制开发的实用性程序。如电算会计信息系统软件，它是为完成会计信息系统的专门功能而编写，通常是组织专门人才在系统分析的基础上根据系统的需求研制开发，按系统各职能子系统的任务来设计。
（三）数据
电算会计信息系统的一个重要任务就是向组织内部与外部提供财务会计等信息。这些信息一般都是按一定的结构存放在计算机的存储设备中，组成会计数据库供系统处理、检索、输出。由于财务会计信息涉及面广、量大，因此，其数据的存储结构也十分复杂，这些数据构成电算会计信息系统的重要资源。
（四）规程
指电算会计信息系统的一系列规章制度，包括国家的宏观管理与单位的微观管理制度，这些规章制度是电算会计信息系统得以安全运行的重要保证。
（五）人员
从广义上来看，为电算会计信息系统而工作的人员都包括在内。但一般仅指直接从事系统研制开发、使用和维护人员，他们包括系统分析设计员、程序员、系统管理员、系统操作员（核算员）、系统维护员等。
总之，一个企业要构造一个理想的电算会计信息系统的物理结构，应根据企业本身的特点合理配置有关的硬件、软件、数据、规程、人员等各个要素。
二、电算会计信息系统的职能结构
（一）电算会计信息系统职能结构的含义
任何信息系统都由互相联系着的若干子系统组成，而每个子系统都具有一种独立的作用，即发挥着一定的职能。同样，对于电算会计信息系统，其职能结构即是系统内部相互联系的各子系统的构成情况。按各子系统所发挥的作用不同，电算会计信息系统又可分为二个基本职能——会计核算职能与会计管理职能，其中，会计核算按职能可分为若干方面的核算，如货币资金核算、材料核算、固定资产核算、成本核算、产成品与销售核算等；会计管理按职能可分为筹资管理、投资管理、财务成果管理、日常管理等内容。电算会计信息系统的各职能都是为达到系统的总目标服务的，但它们又有着各自的目标和任务。在财务会计活动中，电算会计信息系统的各职能既发挥着不同的作用又有着十分密切的联系，这种联系主要表现为系统内部与外部数据的控制联系和系统内部间的数据联系。另外，电算会计信息系统还有一个职能，即会计决策职能，负责会计活动方案的优化。
（二）电算会计信息系统职能结构划分的基本原则
电算会计信息系统按职能划分，一般要遵循以下几个原则：
1、系统适应性强。职能结构划分应使整个电算会计信息系统能适应企业内部外部各环境的变化，系统在可移植性、可扩充性、可维护性等方面应尽可能的优化，除非国家的政策方针制度发生根本性变化。
2、高内聚低藕合。尽量把联系密切的功能放在一个子系统（或模块）内，一个系统内各功能联系越密切，其内聚度越高。把联系不密切的功能划分在不同的子系统中，应尽量减少子系统之间的联系，包括程序之间的联系和数据传递关系。经验表明，模块间联系越少，其藕合度越低。这种高内聚低藕合的结构，使得系统接口简单明了，对提高系统的性能有着重要的影响。
3、可靠程度高，具有排错功能。系统的可靠性高不高，直接影响着系统的安全和会计信息的真实与完整，因此，在系统结构的划分与构建时，应考虑系统的安全性问题，减少系统出错的可能性，并提高系统的排错、纠错与恢复能力。
4、符合会计准则及其他有关财经法规的要求。系统的划分要以会计准则和财务管理制度为基本依据，不能脱离会计核算和财务管理基本过程的要求及财会工作的习惯，而单从软件研制的角度来考虑系统结构的划分，同时，还要考虑到与国家税收等法规制度的接轨。
5、考虑企业信息化和社会信息化的需要。电算会计信息系统是企业信息系统的一个子系统，其职能结构的划分应与企业内部其他子系统能进行信息交换和数据通信，在信息化的社会中，还应留有与社会公用数据网进行信息交换的接口，以便实现企业与社会数据资源的共享。
（三）电算会计信息系统职能子系统的基本结构
目前，电算会计信息系统职能子系统的划分尚无统一模式。职能子系统的划分主要受企业组织、规模、生产特点和管理目标的影响，因此，在实践中，都应根据各自的特点和要求划分本单位的电算会计信息系统的职能子系统。下面给出的是我国企业中比较典型的电算会计核算系统的职能结构。（图1.2）
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三、电算会计信息系统的信息结构
（一）电算会计信息系统的信息结构层次
企业中不同层次的管理者对会计信息的需求是不同的，一般来说，具体业务人员需要会计核算方面的信息，中层管理者需要会计管理方面的信息，高层管理者需要会计决策方面的信息，这三种管理阶层所需要的会计信息就构成了会计信息的三个层次。因此，电算会计信息系统的信息包括会计核算信息、会计管理信息、会计决策信息二个层次，如图1.3所示。
（二）电算会计信息系统信息的特点：
三个层次的会计信息是不同的，但它们又有着密切的联系。三者之间存在如下特点：
1、与外部环境的信息交流有着明显的层次性。在核算层，从外部输入原始凭证和记帐凭证等原始数据，经过处理之后输出会计帐表；在管理层，从外部输入管理计划和各种控制指标，经处理后输出财务报表；在决策层，根据输入的市场信息和企业管理方面的信息，提供预测和决策方案。
2、二种信息之间联系密切。核算层为管理层提供各种核算信息，管理层又向决策层提供各种财务数据，经决策系统处理后，将选定方案的信息下达管理层，帮助制定管理计划和控制标准，以便更有效地组织管理活动，核算层又根据经济活动的信息进行新的经济核算。
电算会计信息系统分别为这三个管理层次提供各种信息，也沟通了这二个层次间的信息联系，形成一个会计信息循环的有机整体。
（三）电算会计信息系统的信息结构
从以上的分析可知，会计信息的结构与电算会计信息系统的职能结构是相应的，要想获得以上二个方面的会计信息，就必须建立起包括会计核算、会计管理和会计决策支持三个子系统。如图1.3所示。方框外是电算会计信息系统的外界环境，方框内是电算会计信息系统三个层次的职能结构。这三个层次间的内部信息互相交流，内部与外部环境也发生信息交流，从而构成了电算会计信息系统的信息结构。
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第四节 会计软件的基本要求
一、会计软件的概念
会计软件是由专业软件开发人员根据有关规范研制开发的专门用于会计核算与管理的应用程序。会计软件的开发一般在微机环境下进行。国内会计软件的开发、应用与管理经过多年的探索，现已较为成熟，会计软件的商品化也初具规模。
会计软件按计算机的工作方式可分单用户版、多用户版和网络版三种，各单位可根据自己的实际需要进行选择。另外，按会计软件的适用范围，又可分通用软件和专用软件。目前市面出售的商品化会计软件，一般属于通用软件。所谓商品化会计软件，是指由专业的会计软件公司开发的，并经国家财政部评审确认符合会计软件规范，允许在全国范围内销售的会计软件。从1991年起，国家财政部开始对提出申请的会计软件进行评审。目前，已通过评审的会计软件有十多种，如用友软件、金蝶软件、新中大、万能软件、金蜘蛛软件、天财软、中软软件、安易软件、华兴软件、京粤软件等，以上软件都属于通用商品化软件。由于国产高质量的商品化会计软件在市场上的推出，对于推动和普及电子计算机在会计领域中的应用起着积极的作用。随着会计软件市场的对外开放，国外会计软件的涌进，我国的会计软件面临着新的挑战。
二、会计软件的基本要求
一个单位要开展电算会计工作，除了要购置计算机设备外，还必须取得会计软件。会计软件的取得渠道有两个， 一是购买，二是自行开发。不管是购买还是自行开发，其取得的会计软件都必须符合有关规范和要求。
为了规范会计核算软件，保证会计核算软件的质量，财政部于1991年和1994年分别颁布了专门的文件，对会计核算软件提出了具体要求。目前所施行的《会计电算化管理办法》（94）财会字第27号文件第九条第一款中规定，采用电子计算机替代手工记帐的单位，使用的会计核算软件和商品化会计核算软件的评审都必须达到《会计核算软件基本功能规范》（以下称《规范》）的要求，其中规范的第四条规定，“中国境内各单位应用的会计核算软件，应当符合本规范的基本要求”，这些基本要求在《规范》的第五至第八条作了规定，现摘录如下：
第五条 会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据的合理、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。
第六条 会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算帐目和编制会计报表。会计核算软件可以根据用户需要同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资料的功能。
第七条 会计核算软件在设计性能允许范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。
《规范》中除了对会计核算软件的基本要求作了规定之外，还对会计核算软件的输入、处理、输出及安全四方面的内容作了具体要求。在这里我们可以将对会计核算软件的基本要求和具体要求理解为是一种合法性的要求，这些要求，不管是应用单位还是开发、申请评审单位都必须遵照执行。
附：复习思考题
1、电算会计的基本概念。
2、简述电算会计的产生与开展过程。
3、简述我国电算会计发展前景。
4、简述电算会计信息系统的结构。
5、什么是会计软件？《会计电算化管理办法》中对会计核算软件有什么基本要求？
